Efficiënt je email beheren

E-mail; we kunnen niet meer zonder.

In de praktijk is het echter zowel een zegen als een vloek.

  • Hoe organiseer je nu je e-mail op zo’n manier dat je niets mist.
    Maar ook niet uren per dag bezig bent met inloggen op verschillende account en sorteren van de berichten.
  • Iedereen heeft meerdere email adressen, persoonlijk, zakelijk of van je werk.
  • Je kunt je belangrijke mail sorteren en bewaren in verschillende postvakken (in Gmail heten die ‘labels’).
    Maar als je vervolgens zo’n postvak vergeet, dan zitten er honderden belangrijke mails in.
  • Je kunt je computer of telefoon zo instellen, dat elke nieuw binnengekomen mail met een geluidje wordt begeleid.
    Een enkeling kan daar perfect mee werken. Maar het gros van ons stervelingen wordt door zo’n binnenkomend geluidje dermate afgeleid, dan het weer 10 minuten duurt voordat we weer in de concentratie zitten.
    En dan komt de volgende mail alweer binnen.
    Hoe kun je dan nog goed je werk doen?

Ik ben als internet ondernemer constant op zoek naar de meest efficiënte manier voor het beheren van mijn e-mails. Mijn huidige methode ga ik hieronder uitleggen.
Als je vragen hebt, of als je denkt dat jouw manier beter is, laat dan hieronder een berichtje achter!

Stap 1, verzamel al je email in één programma in één postvak-in

Ik adviseer Gmail.
Waarom Gmail?

  • je kunt altijd, overal (thuis, bij vrienden of op vakantie) op elk aparaat al je mail bekijken;
  • je kunt al je email adressen koppelen;
  • je kunt met Gmail email versturen met een gekoppeld email adres als afzender;
  • Gmail clustert een ‘conversatie’, waardoor alles makkelijk bij elkaar staat;
  • Gmail splitst automatisch inkomende mail in 3 categorien: Primair, Sociaal en Reclame.
    De afdeling sociaal en reclame bezoek ik nauwelijks. Het sociale gebeuren zie ik vanzelf als ik inlog op Facebook en Linkedin. En reclame bekijk ik echt nooit;
  • Gmail heeft een goed spamfilter, waar mails 30 dagen blijven staan en dan automatisch worden weggegooid. (TIP: Sporadisch komen formulieren en nieuwsbrieven hierin terecht, dus mis je iets: kijk even in het spamfilter);

Verzamel al je email (zakelijk, werk, privé) in één grote postvak in.

Waarom?
Omdat er tegenwoordig geen scheiding meer is tussen privé en werk!
Op het werk doe je ook prive zaken (mail, facebook) en thuis kun je best je mail al voorsorteren, zodat je ze later op je werk kunt verwerken!

Waarom geen microsoft live/hotmail/outlook?
Alle grote ICT bedrijven zien dat de toekomst steeds meer online afspeelt.
Software staat in de toekomst niet meer op de eigen PC, maar online. Zo ook je bestanden, foto’s en email.

  • Microsoft werkt heel hard om bij te blijven en maakt daarbij mijn inziens een aantal fouten. Een daarvan is het spamfilter.
    Meer dan 60% van het email verkeer bestaat uit spam. Het bepalen of een email spam is, is zeer complex.
    Microsoft heeft daarbij een keuze gemaakt om bepaalde email standaard als spam te zien. En wel zo rigoureus, dat de als spam geclassificeerde mails niet meer te zien zijn.
  • Uit eigen ervaring (ik ondersteun bijna 200 klanten, met hun websites en ook hun vragen over e-mail) moet ik concluderen dat als er problemen zijn met email, dat altijd gerelateerd is aan outlook, hotmail of live-mail.

Stap 2, meerdere keren per dag doorloop je de nieuwe e-mail in je postvak-in

Stap 2 in het efficiënt beheren van je e-mail.

  • In Gmail zie je in één oogopslag de nieuwe mails, die zijn vetgedrukt;
  • Zet een vinkje voor de totaal oninteressante mails en verwijder die meteen;
  • Doorloop de andere nieuwe e-mails, een voor een;
  • Was de email alleen ter kennisgeving?
    Lees hem door en archiveer de mail.
    Alle gearchiveerde mail komt bij elkaar in één grote archief map. Waarin je later heel snel kunt zoeken (Google is niet voor niets de beste zoekmachine);
  • Moet je een email beantwoorden?
    Kan dat in 3 minuten? Doe dat dan direct;
  • Lukt dat niet in 3 minuten?
    Laat de mail dan gewoon in je postvak-in staan;
  • Is het een belangrijke e-mail?
    Klik op het sterretje, zodat de mail beter opvalt.

Ja, ja ik weet het.
Het leven is in de praktijk niet zo zwart wit. Er zijn e-mails die ik graag meerdere keren wil lezen. Of even wil laten staan, om later nog een keer te lezen. Misschien een online factuur van een internet aankoop.
Het is soms best eng om dat soort mails zomaar in één grote archief map te gooien.
Hoe vindt ik die ooit weer terug?
Laat die e-mails dan maar staan in postvak-in. Of maak toch mapjes aan (die heten labels in Gmail) om ze daarin op te bergen.

Mijn ervaring is echter dat ik die mapjes daarna nooit meer bekijk. Dus waarom de moeite nemen?
Ik kan je verzekeren dat de mentale druk van al die onbeantwoorde, op actie wachtende mails in je postvak-in best groot is. De moed zinkt in je schoenen. En de druk wordt soms zo groot, dat je juist steeds minder productief wordt.

Er is niets mooier dan een opgeruimd postvak-in!

gtdworkflow1Stap 3, aan het werk.
Postvak-in bestaat nu alleen maar uit e-mails waarvoor actie vereist is.

  • Alle andere mail staat in één groot archief.
    Zeer goed vindbaar via het zoekveld bovenin;
  • Het mooiste is een postvak-in waarin maximaal 5 tot 10 e-mails staan te wachten op actie.
    Bij mij gaat het in de praktijk meer richting 50.

De kenners hebben wellicht gezien dat dit systeem is geïnspireerd op het GTD (getting things done) systeem van David Allen. Maar dan een light-versie voor e-mail beheer.

Reacties, tips, verbeterpunten? Laat het weten!

Groet,
Patrick Roelofs

 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *

*

De volgende HTML-tags en -attributen zijn toegestaan: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>